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5 Einfache Methoden um agiles Projektmanagement im Online-Marketing zu nutzen

5 Methoden für agiles Projektmanagement

Unternehmen, welche sich mit dem Thema Online-Marketing beschäftigen, haben sich mit hoher Wahrscheinlichkeit auch schon mit den Themen E-Commerce und Webentwicklung auseinandergesetzt.

Eventuell hast du bei dir in der Firma Software-Entwickler sitzen oder arbeitest mit einer Agentur zusammen.
Ein großer Trend in der Software-Entwicklung liegt derzeit im agilen Projektmanagement, hier gibt es die berühmten Methoden Scrum und Kanban. Da ich selbst aus dem Bereich Projektmanagement komme und sehr viel Interesse an dem Thema mitbringe, habe ich selbst schon Scrum genutzt und Entwicklungsprojekte mit agilen Methoden umgesetzt.
Meiner Ansicht nach ist das agiles Projektmanagement aber nicht nur für die Softwareentwicklung ideal, sondern eignet sich auch hervorragend für das Online-Marketing mit seinen vielfältigen und ständig wechselnden Aufgaben.

Zunächst einmal muss man verstehen was agiles Projektmanagement eigentlich bedeutet. Im Anschluss sollte man verstehen welche Probleme es lösen kann und welche nicht. Im letzten Schritt kannst du entscheiden wie dieser Ansatz zu deinem Projekt oder Unternehmen passt.
Ich möchte dir genau das zeigen und Ansätze mitgeben wie du das agile Projektmanagement ganz einfach ausprobieren kannst.

Was bedeutet Projektmanagement?

Agiles Projektmanagement ist eine Form von Projektmanagement. Beim Projektmanagement geht es allgemein darum ein Projekt (Aufgabe) mit vorhandenen Ressourcen (Mitarbeiter, Zeit, Anlagen, Software, etc.) in einem bestimmten Rahmen (Zeit, Ort) mit gewissen Ansprüchen (Qualität, Sicherheit, etc.) abzuschließen.

Ein Projekt kann dabei jede zeitlich begrenzte Aufgabe sein. Da die Aufgaben immer größer und komplexer werden ist auch das Thema Projektmanagement immer wichtiger geworden. In der Software-Entwicklung sind die Produkte oft so groß und komplex das diese von einem Entwickler nicht mehr umgesetzt werden können, es ist nötig das verschiedene Personen zusammen arbeiten um ein Ziel zu erreichen. Der Projektmanager muss dabei den Überblick behalten und die Aufgaben entsprechend zerteilen, verteilen, zeitlich koordinieren, Ressourcen planen und einsetzen, Qualitätskontrollen und Projektcontrolling durchführen.

Bei diesen Aufgaben helfen dem Projektmanager diverse Tools und eben auch Projektmanagement Methoden.

Was ist der Unterschied zwischen Projektmanagement und agilem Projektmanagement?

Aus dem Schulunterricht kennst du bestimmt noch die 3 Wirtschaftssektoren:

Landwirtschaft, Industrie und Dienstleistungen.

Unsere Gesellschaft verschiebt sich immer mehr hin zu einer Dienstleistungsgesellschaft. An Dienstleistungen werden andere Ansprüche gestellt als an die Landwirtschaft oder die Industrie.
In der Vergangenheit liefen Projekte oft so ab:
-Anforderung kam vom Vorstand
-Vorstand hatte Wissenshoheit
-Produktion musste in kleine Einheiten zerteilt werden
-Verteilen von Aufgaben von oben nach unten, von komplex zu einfach

Ein ganz bekanntes Beispiel ist hierfür das Zusammenbauen eines Autos am Fließband. Der Projektleiter hat die Wissenshoheit und weiß wie ein Auto zusammengebaut wird. Er muss nun alle Teilschritte und Aufgaben so zerteilen, dass diese von den Mitarbeitern mit wenig wissen am Fließband erledigt werden können. Er zerteilt eine komplexe und schwierige Aufgabe in viele kleine Aufgaben die von vielen Arbeitern nach seinem Plan erledigt werden.
Es gibt eine klare Hierarchie und Aufgaben sind klar und abgegrenzt, es gibt bei diesem Modell wenig Dynamik und die Mitarbeiter arbeiten mit geringer Selbstbestimmung.

Doch mit dem Wandel hin zur Dienstleistungsgesellschaft hat sich auch der Anspruch an die Projekte und Aufgabenverteilung geändert. Projekte und Arbeitsprozesse werden immer komplexer und der Projektmanager verliert immer mehr an Wissenshoheit. Die Mitarbeiter sind oft sehr spezialisiert auf ein Thema und haben daher wesentlich mehr Wissen in dem Bereich als ihr Chef, als der Vorstand oder der Projektleiter. So entsteht ein Wandel, der neue Ansprüche im Projektmanagement mit sich zieht.
Agiles Projektmanagement ist dabei eine Methode mit diesem Wandel umzugehen, es geht weg von der starren Aufgabenverteilung von oben nach unten und hin zu dynamischen und selbstbestimmten Teams. Die Teams von heute bekommen eine grobe Anforderung und müssen sich die Details, eben weil  diese sich besser auskennen, selbst überlegen.
Weiterhin werden komplexe Projekte, die ohnehin nicht überschaubar sind in kleinere Einheiten zerteilt, sogenannte Sprints. So wird ein komplexes Projekt einfach planbar und überschaubar.
Die Aufgabe des Projektmanagers verändert sich dadurch, er muss den groben Überblick behalten und einen Rahmen stecken an dem sich das Team orientiert.

Weg von der Rolle als Vorgesetzter hin zum Unterstützer des Teams.
So hilft er dem Team das Beste aus sich und seinen Fähigkeiten rauszuholen.

Was hat agiles Projektmanagement nun mit Online-Marketing zu tun?

Okay, nach der langen Einleitung über Projektmanagement und den Wertewandel in unserer Gesellschaft, komme ich jetzt zum Punkt.

Auch im Online-Marketing werden die Anforderungen immer komplexer, Teams haben immer mehr Spezialwissen und ein Einzelner kann nicht mehr alle Anforderungen und Aufgaben bis ins Detail vorgeben und durchschauen.
Daher sehe ich auch im Projektmanagement im Online-Marketing einen Wandel, der früher oder später Standard wird.

Was kann agiles Projektmanagement im Online-Marketing lösen und was nicht?

Mit den richtigen Methoden kann man folgende Probleme lösen:

Zu viele Aufgaben und Anforderungen ordnen
Überlastung der Mitarbeiter und Projektleiter reduzieren
-Definition der wichtigsten Aufgaben
schnelleres Bearbeiten von Aufgaben
-Besserer Überblick übers Projektgeschehen und den aktuellen Stand
Visualisierung der aktuellen Auslastung und Aufgaben für andere Abteilungen

Folgende Probleme kann man mit agilem Projektmanagement nicht lösen:
Unterbesetzung von Teams
fehlendes Fachwissen ausgleichen
-Noch mehr Aufgaben in kürzerer Zeit bewältigen
Fehler im Management ausmerzen
Fehler in der Online-Marketing Strategie ausmerzen (aber es reduziert diese)
schlechte Führungskräfte zu Guten machen (diese tun sich mit den Methoden schwer)

Wie kannst du agiles Projektmanagement im Online-Marketing einführen?

Nahezu jedes Buch was ich zum Thema Scrum oder agilem Projektmanagement gelesen habe empfiehlt, dass man die Regeln zu 100% befolgen und einführen sollte. Diese Ansicht teile ich nicht und ich denke dass solch ein dogmatisches Befolgen der Regeln nicht dem agilen Ansatz entspricht.

Folgende Methoden kannst du sofort übernehmen und ausprobieren:

  1. Mehr mit dem Thema beschäftigen:

Wenn du dich wirklich mit dem Thema auseinandersetzen willst, kommst du nicht um diverse Literatur und eventuell auch das ein oder andere Seminar herum. Meine Empfehlungen gibt es hier:
Scrum Buch
Buch Mittags gehe ich Heim

GPM IPMA suche hier eine Veranstaltung in deiner Nähe, ich habe schon oft die Veranstaltungen in Weimar besucht. Es sind immer interessante Besucher da, die Vortragenden haben in der Regel herausragende Profile und es gibt Getränke und Snacks umsonst. Die meisten Veranstaltungen waren bisher kostenlos und ich habe immer etwas dabei gelernt.

  1. Anforderungen agil mit dem Team gliedern.

Du hast eine Dienstleistung oder ein Produkt welches du schon vermarktest?
Setze dich mit deinem Team zusammen und erstelle eine Übersicht über alle Laufenden Marketing-Aktivitäten. Male diese an ein Whiteboard oder an eine Tafel und füge Spalten für Aufwand, Nutzen und Zeit hinzu.
Nun hol dein Marketing-Team zusammen und bitte diese auch noch alle Ideen, welche dem Team im Marketing einfallen zu nennen. Bitte notiere diese Ideenebenfalls auf dem Whiteboard.
Wenn du alle Aufgaben und Ideen gesammelt hast, bitte jeden im Team die Faktoren Aufwand, Nutzen und Zeit zu beurteilen. Hierfür nutzt du idealerweise ein System von 1-10.

Ein Aufwand von 1 ist ein geringer Aufwand und ein Aufwand von 10 ein hoher Aufwand,
ein Nutzen von 1 ist ein hoher Nutzen und ein Nutzen von 10 ist ein geringer Nutzen,
bei der Zeit bedeutet die 1 eine schnelle Umsetzung und die 10 eine lang andauernde Umsetzung.

Befrage alle im Team zum Aufwand, Nutzen und zur zeitlichen Umsetzung jeder Aufgabe. Bilde dann aus allen Antworten den Durchschnitt und errechne von allen Punkten pro Aufgabe die Summe.
Aufgaben mit der geringsten Summe (deshalb haben wir den Nutzen in der Bewertung herumgedreht) solltest du zuerst angehen und die anderen Aufgaben solltest du hinten anstellen.
Nun kannst du die Aufgaben verplanen, betrachte dazu die verfügbare Zeit deines Teams. Bewerte die Aufgaben auf dem Whiteboard nach Ihrer zeitlichen Umsetzungsdauer und teile diese im Team auf.

Halte das Ergebnis, Aufgabe, geplante Zeit und zuständiger Mitarbeiter, schriftlich fest. Schreibe nochmal eine Zusammenfassung für dein Projektteam und drucke diese aus oder sende diese per Mail an die Teammitglieder. Nun sind die Aufgaben für einen Monat definiert und geplant. Dein Team konnte mitsprechen und weiß genau was zu tun ist. Auf diese Weise hast du einen Plan aufgestellt, welchen du deinem Chef oder anderen Abteilungen vorlegen kannst. So kannst du immer Rückmeldung zur Auslastung des Teams geben.

Mein Tipp: Lass dir etwas Luft im Plan für spontane Anfragen die immer kommen werden.

  1. Aufgaben nicht mehr verteilen sondern das Team sich selbst organisieren lassen:

Wenn du ganz mutig bist, kannst du den Plan genau wie bei 2. Beschrieben aufstellen und das Team wieder zu Ideen befragen. Nun lässt du wieder die Zeit der Umsetzung schätzen, aber teilstt die Aufgaben nicht zu, sondern lässt dein Team eigenverantwortlich an diesen arbeiten.
Male dazu ein Kanban Board oder erstelle ein digitales Board (Trello).
Mache es ganz simpel, erstelle nur 3 Spalten:

  1. Aufgaben
  2. Aufgaben in Arbeit
  3. Erledigte Aufgaben

Schreibe dir auf kleine Zettel die wichtigsten Aufgaben, welche du zuvor ermittelt hast. Wähle dann nur so viele Aufgaben aus, wie dein Team in einem Monat schaffen kann.
(daher die Zeitschätzung vom Team, bitte lasse wieder etwas Luft).

Nun soll sich dein Team selbst absprechen und sich Aufgaben nehmen und auf dem Board verschieben. Wenn ein Mitarbeiter sich einer Aufgabe annimmt, schreibt er seinen Namen in die Ecke des Aufgabenzettels. Der Mitarbeiter darf erst eine neue Aufgabe nehmen, wenn er seine alte Aufgabe in die „Erledigte Aufgaben“ Spalte verschoben hat. So wird sichergestellt, dass Mitarbeiter nicht zu viele Aufgaben auf einmal machen oder eine neue Aufgabe anfangen, falls die aktuelle Aufgabe schwierig wird.

Mein Tipp: Einfach einmal ausprobieren und dem Team auch etwas zutrauen! Du wirst am Anfang vielleicht Widerstand spüren, doch nach einiger Zeit wirst du staunen wie gut sich dein Team organisieren kann und wie viel Wissen und Engagement in deinem Team steckt.
Viele Projektleiter sind an diesem Punkt erschrocken und haben das Gefühl überflüssig zu sein. Doch es ist genau DEINE Aufgabe das Team mit solchen Techniken zu mehr Eigenverantwortung zu strukturieren.

  1. Daily Meetings und Weekly Meetings einführen:

Hierbei handelt es sich um eine ganz einfache Methode mit oftmals großer Wirkung. Die Kommunikation in einer Firma ist oft schwierig und Mitarbeiter fühlen sich nicht ernst genommen oder nicht wertgeschätzt. Probiere es mit dieser Methode und du wirst sofort eine Verbesserung bemerken.

Nimm dir jeden Morgen 15 Minuten Zeit für ein Meeting mit deinem Team, führe das Meeting im Stehen durch und vermeide ausufernde Diskussionen und Geplauder. Frage jedes Teammitglied genau 3 Fragen die es laut und vor der Gruppe beantworten muss.

  1. Was habe ich vom letzten Meeting zu heute geschafft?
  2. Was hat mich bei der Bearbeitung meiner Aufgaben aufgehalten?
  3. Was nehme ich mir vor bis zum nächsten Meeting zu schaffen?

Diskutiere im Meeting nicht die Lösung für eventuelle Probleme, sondern bespreche diese einzeln im Anschluss an das Meeting oder rege dein Team dazu an, sich selbstständig Lösungen zu erarbeiten. Im Idealfall bekommt dein Team nach dem Meeting dafür etwas Zeit.
Verlängere das Meeting einmal in der Woche und bespreche mögliche Lösungsansätze. Frage dein Team, wie diese kleine Umstellung sich auf die Arbeit ausgewirkt hat. Diskutieren dann auch Probleme und Wünsche des Teams in diesem längeren Meeting.

Mein Tipp:
Testen diese Methode unbedingt einmal aus, diese einfache Maßnahme löst gleich viele Probleme die häufig in der Zusammenarbeit auftreten. Dein Team fühlt sich verstanden und hat das Gefühl, dass die Meinung abgefragt und gehört wird. Wenn die Zeit wirklich zu knapp sein sollte für ein 15 Minuten Meeting jeden Tag, dann probiere es zumindest jeden zweiten Tag.

  1. Aufgaben festhalten und Projektmanagementtools nutzen:

Halte anstehende Aufgaben unbedingt fest und nutze hierfür Projektmanagementsoftware wie Trello, Jira oder Redmine. So hast du und deine Mitarbeiter stets den Überblick darüber, was noch zu erledigen ist und wie der Aufgabenstatus ist. Nutze unbedingt die Projektstatistiken, um zu zeigen wie viel schon geschafft wurde und wie gut dein im Zeitplan steht.

Mein Tipp: Halte die Software erstmal leichtgewichtig und simpel. Nutze für den Anfang Trello und setze erst dann auf große Lösungen, wenn du dich eingespielt hast und weißt, wofür du die Tools wirklich gebrauchen kannst.

Fazit Projektmanagement im Online-Marketing

Probiere das agile Projektmanagement unbedingt einmal aus! Egal ob in der Softwareentwicklung, im Online-Marketing oder in anderen Bereichen deines Unternehmens.

Die Mitarbeiter werden es dir danken und sich freuen, dass sie einmal etwas Neues ausprobieren konnten. Ein toller Nebeneffekt wäre es, wenn sich der Führungsstil dadurch vielleicht ein wenig lockert.

Für einen noch tieferen Einstieg in das Thema, empfehle ichdir folgendes Buch >>

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